湘南学院校发〔2014〕15号

  

湘 南 学 院

关于做好2013年度文件材料收集归档工作的

通    知

 

校属各单位：

为切实做好2013年文件材料的收集归档工作，确保学校各项工作形成的文件材料完整、齐全，特就有关事项通知如下：

一、综合档案材料

（一）机关处室、馆文件材料收集归档要求：

请各处室、馆参照《湘南学院各类档案归档范围和保管期限表》（网址：https://atta.xnu.edu.cn:88/attachment/yb/ViewArticle.aspx?ID=63233，将本部门形成的文件材料移交到档案馆。

1、党办、纪委、组织部、工会、宣传部、机关总支、学生处、团委参照《党群类文件材料归档范围和保管期限表》执行；

2、行政办、人事处、审计处、保卫处、总务处、信息化办、图书馆、档案馆参照《行政类文件材料归档范围和保管期限表》 执行；

3、教务处、招生就业处、成教处、评估处参照《教学类文件材料归档范围和保管期限表》执行；

4、计财处参照《财会类文件材料归档范围和保管期限表》执行；

5、科研处参照《科研类、产品生产与科技开发类文件材料归档范围和保管期限表》执行；

6、基建处参照《基建类文件材料归档范围和保管期限表》执行；

7、报刊社参照《出版类归档范围和保管期限表》执行；

8、国际合作与交流中心参照《外事类档案归档范围和保管期限表》执行；

9、国资处参照《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》执行；

（二）各院系归档要求：

请各院系参照《湘南学院系部档案归档范围表》（网址：https://atta.xnu.edu.cn:88/attachment/yb/ViewArticle.aspx?ID=63233

于2014年4月8日前认真做好本部门归档工作，档案材料不移交，院系自存。

（三）请校属各单位将本单位集体获省级以上的奖杯、奖牌等实物档案移交到档案馆；

（四）以上综合档案材料移交到档案馆2406室郭莲芳老师（联系电话2653169）。

二、职工人事档案材料

（一）组织部、人事处、纪委、审计处、各院系馆党总支等相关单位参照《干部人事档案材料归档范围表》（网址：https://atta.xnu.edu.cn:88/attachment/yb/ViewArticle.aspx?ID=72484）将自己部门形成的材料移交到档案馆2408室王常虹老师（联系电话：2653136）。

（二）请各单位通知职工，将个人手头有关职称、学历、姓名变更等材料交人事处或档案馆。

三、档案材料移交要求及其他

（一）收集归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能作为归档文件材料。文件材料的印章、签名、材料产生的时间等要素要齐全、清晰。各类文件材料用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

（二）移交材料的部门请从下列网址（档案馆常用表格）

https://atta.xnu.edu.cn:88/attachment/yb/viewarticle.aspx?ID=63232下载移交清单表，填写好移交表，一式两份，并签字盖章。

（三）移交时间：从通知下发之日起至2014年4月8日止。

（四）此次档案材料移交，档案馆将作详细登记，作为年底档案工作检查评比的一项重要内容。

另，档案馆原有电话2653013已移至行政办的接待室（2113室）作专用传真号。若需与档案馆联系，请拔2653136，2653169。

                                

湘南学院

2014年3月12日

 

 

发：校属各单位                                            

印制单位：湘南学院办公室                   2014年3月12日印发 

 

（共印65份）