关于做好2013届毕业生学籍材料归档的通知

学院教务处、成教处、学生处、各系部：　

为确保2013届毕业生有关学籍材料准确、完整、规范、及时归档，现将有关事项通知如下：

一、归档内容

（一）教务处：

1、毕业生注册表

2、学士学位证书发放名册（含学位证书编号）

3、学籍变更材料

（二）成教处：

1、毕业生注册表

2、毕业生学生成绩总表（以个人为单位，）
　　（三）学生处：学生管理卡

（四）系部：学生成绩总表
　　1、各类应届毕业生（普教、成教）和结业生都必须有成绩总表（以个人为单位）归档，并且应做到纸质件与电子件双轨制归档。有科目未及格的学生，必须以最后一次补考的成绩为准。
　　2、归档的纸质件毕业生成绩总表，必须确保毕业生人数齐全，姓名准确无误，所有成绩总表真实有效。电脑难打印出的姓名，应通过手写完成，打印件应字迹清楚，格式统一，并分别加盖教务处和系部公章以及学籍管理人员私章。所盖印章要规范、清晰。
　　3、归档的纸质件毕业生成绩总表，要以班为单位组卷，按学号顺序排列，并打印全班学生名单汇总表附在卷首。
　　4、各类毕业生成绩总表的电子文件由各系部教务干事发送到档案馆电子邮箱(以班为单位)。

二、移交时间与手续：
　　1、 移交起止时间为2013年7月1日至2013年9月30日。

2、移交时，须填写移交表一式两份，交接双方签名、盖章后各存一份（移交表附后）。　

3、档案馆电子邮箱：xnxydag@163.com　

4、移交地点：学院2号办公楼406室

以上有不明白处或在立卷过程中有其它问题的，可与档案馆郭莲芳老师联系。联系电话2653013

                                湘南学院档案馆

                                2013年7月1日

学籍材料移交清单

注：此表一式两份；如是声像、电子、实物等档案，请在备注一栏注明。

移交单位：（盖章）                           接交单位：（盖章）

移 交 人：                                  接 交 人：

移交时间：