湘南学院校办发〔2014〕1号

关于做好2014届毕业生数字离校工作的通知

校属各单位：

    为做好毕业生的离校工作，简化毕业生离校手续，确保毕业生安全、文明、便捷离校，学校决定从2014年起开始实施毕业生数字离校。现将毕业生数字离校手续办理有关事项通知如下：

    一、认真贯彻落实省教育厅有关文件精神，努力做好2014届毕业生离校前就业工作。

    二、各专业毕业生期终考试、免费补考、毕业前补考、毕业论文（设计）答辩、临床技能考核等，按教务处相关日程安排进行。

    三、数字离校手续办理时间安排

    1、学校于2014年4月21日开启毕业生数字离校系统。

    2、护理学系毕业生于2014年4月28日前完成数字离校（作为试点单位已完成）。

    3、临床、影像、检验、预防等医学类专业毕业生于2014年5月30日前完成数字离校。

    4、非医学类专业毕业生于2014年6月18日前完成数字离校。

    5、图书馆、后勤管理处、财务处、学生处学生资助中心网上审批时间：医学类专业毕业生于2014年5月23日前完成；非医学类专业毕业生于2014年6月10日前完成。

    6、各院（系）网上初审时间：医学类专业毕业生于2014年5月26日前完成；非医学类专业毕业生于2014年6月14日前完成。

    7、教务处网上终审时间：医学类专业毕业生于2014年5月29日前完成；非医学类专业毕业生于2014年6月18日前完成。

    8、2014年6月19日举行毕业典礼。

    四、数字离校网上审批程序

    1、财务处审批：审核毕业生的缴欠相关费用情况，如不欠费即可在离校系统中财务处审批通过。

    2、后勤管理处审批：审核毕业生寝室财产情况，如可以退宿即可在离校系统中后勤管理处审批通过（并宿舍管理系统进行退宿操作）。

    3、图书馆审批：审核毕业生借还图书情况，如图书均归还即可在离校系统中图书馆审批通过。

    4、学生处学生资助中心：审核毕业生助学贷款情况，如已办理完成即可在离校系统中学生处审批通过。

    以上四个单位审批可以同时进行，无先后顺序。

    5、各院（系）：对以上四个部门审核通过且达到毕业条件的毕业生给予离校初审。

    6、教务处终审：在以上五个部门（院系）审批通过后，对毕业生进行毕业资格终审。如毕业生满足毕业条件，即可在离校系统中教务处审批通过，可打印离校通知单，发放毕业证（学位证）。

    7、以上6个程序完成后，毕业生数字离校工作结束。

    五、其它离校手续办理

    1、待相关单位在规定时间内做好毕业生数字离校审批手续后，毕业生在网上查询离校手续办理审批情况，若审批没有通过需到相关单位亲自办理有关事宜。

    2、非网上离校手续办理：户口迁移、党团组织转移手续等，以班级为单位或由毕业生本人到相应部门办理相关手续。组织部、团委、保卫处要安排专人于2014年5月28-30日（医学类毕业生）和6月17-19日（非医学类毕业生）在各部门办公室给予集中办理。

    六、相关部门、院系职责

    1、校  办：综合协调。 责任人：曾  强

    2、计财处：完成毕业生离校网上审批工作。完成毕业生学费清算、代收费结算以及欠费收缴、结余费清退工作。     责任人：史美洁

    3、后勤管理处：完成毕业生离校网上审批工作。清查毕业生寝室财产情况。结算毕业生代收费中课本费一项，列出清单交计财处核算，并接受毕业生查询。做好毕业生离校期间的生活后勤保障工作。组织好非医学专业学生的体检。       责任人：刘远航

    4、学生处：核查学生助学贷款情况，完成毕业生离校网上审批工作。组织安排各系毕业生离校工作；组织领导、机关干部、辅导员、任课教师下班、下寝室做好毕业生的思想政治工作；处理突发事件；结算毕业生代收费中文娱费一项，列出清单交计财处核算，并接受毕业生查询。

       责任人：李正标

    5、图书馆：清查毕业生借还图书情况，完成毕业生离校网上审批工作。 责任人：肖武云

    6、教务处：完成毕业生离校网上终审工作。组织各类考试，清理毕业生成绩档案并核定毕业条件，审批发放毕业文凭。 责任人：高守平

    7、组织部：为毕业生中的党员办理党组织关系转移手续。  责任人：窦豫湘

    8、宣传部：印制一条欢送毕业生离校的横幅，布置广播台制作欢送毕业生的专题节目。 责任人：胡小平

    9、招生就业处：发放就业推荐表，做好毕业生就业指导工作，组织开好供需见面会。 责任人：邓艳斌

    10、保卫处：做好毕业生的户口迁移工作和毕业生离校期间的安全保卫工作，处理突发事件。 责任人：郑晓辉

    11、团委：为毕业生中的团员办理团组织转移手续，配合学校和各系做好毕业生的思想政治工作。责任人：廖保华

    12、信息化办：负责毕业生离校系统的安装、调试及使用培训。 责任人：李  扬

    13、院（系）：负责通知毕业生实施网上办理离校手续相关事宜，对毕业生数字离校办理手续进行初审。    责任人：院（系）书记

    14、医学类各系：组织好本系学生的体检。责任人：医学系各系书记

附件：1、电子离校审批系统访问方式

      2、学生查询离校系统的访问方式

湘南学院办公室

2013年5月13日

附件

1、电子离校审批系统访问方式：

（1）通过网址：http://10.18.198.11:8001

（2）通过学校统一门户平台，登录后点击电子离校审批系统

（3）各审批单位的登录账号密码在培训时统一下发至各审批单位，请各单位严格保护好账号密码，慎防泄密。账号不能改动，初始密码建议各单位登录后对密码进行更改。

2、学生查询离校系统的访问方式：

（1）通过网址：http://10.18.198.11:8001/lxqkcx.aspx

（2）通过学校门户网站上的 “欢送毕业生离校标语” 浮动图标访问。

（3）学生只需要输入学号即可查询其电子离校手续办理情况。